Menyikapi intensitas persaingan bisnis velg yang makin ketat, PT Prima Alloy Steel Universal Tbk membangun sistem teknologi informasi baru yang lebih handal. Bagaimana mereka melakukannya?Dewasa ini tiap-tiap perusahaan memang dituntut untuk jeli dalam mengidentifikasi perkembangan bisnis di sektor yang digelutinya. Tiap perusahaan bukan saja dituntut untuk tahu secara dalam tentang karakter industri yang digarapnya namun juga harus pintar-pintar mengkalkulasi bagaimana kemungkinan trend-trend di industrinya kedepan serta syarat-syarat yang diperlukan agar terus sukses dalam membidik bisnis itu dalam jangka panjang. Maklum, saat ini konstelasi persaingan di dunia bisnis memang begitu cepat berubah sehingga butuh kemampuan dari para pemain yang terlibat di dalamnya untuk selalu jeli dan adaptif dalam mengembangkan strategi-strategi. Tanpa itu, upaya untuk terus bertahan (survive) di kancah persaingan hanyalah sebuah khayalan.
Prinsip-prinsip semacam itu nampaknya juga dipegang teguh oleh manajemen PT Prima Alloy Steel Universal Tbk(BEJ: PRAS). Perusahaan produsen velg terbesar di tanah air yang berpusat di Sidoarjo, Jawa Timur ini dalam beberapa tahun terakhir mengembangkan strategi yang cukup unik, termasuk di bidang teknologi informasi. Sebagai perusahaan yang lebih dari 97% produknya diekspor, PRAS tentu harus hati-hati dalam mengembangkan strategi. Manajemen PRAS, yang memproduksi velg dengan merek PCW, Panther, Akuza dan Devino ini paham betul bahwa bagi perusahaan-perusahaan yang pasarnya tergantung pasar ekspor seperti pihaknya, upayanya mencari margin keuntungan hanya bisa diraih dengan cara meningkatkan efisiensi di segala bidang.
Maklum saat ini, untuk mendapatkan keuntungan lebih dengan cara menaikkan harga jual di pasar ekspor rasanya menjadi sesuatu yang sangat amat sulit bahkan tidak mungkin. Lihat saja, harga-harga di pasar internasional (khususnya di negara maju) cenderung sudah standar dan para produsen seperti PRAS-lah yang mesti menyesuaikan dengan standar mereka. Belum lagi, para pemasar dari Indonesia juga tak mungkin menaikkan harga secara sembarangan karena bisa membuat menjadi tak kompetitif dibanding produk sejenis dari negara lain seperti dari China, Thailand dan Vietnam. Karena itu, sekali lagi, manajemen PRAS berkesimpulan, cara terbaik untuk survive, tak lain, dengan menekan seminimal mungkin seluruh biaya, dari biaya produksi hingga biaya operasional lainnya. “Tanpa efisiensi, kita tak mungkin bisa bersaing dengan pemain-pemain dari negara lain,” ujar Agus Manahan, Direktur PRAS.
Dengan alasan itulah sejak tahun 2004 PRAS amat serius mengganti sistim teknologi informasi (TI) di perusahaan yang sudah go public itu dengan sistem aplikasi baru, yakni dari SAP. Manajemen PRAS yakin, sistem TI yang baik akan menjadikan arus informasi di perusahaan menjadi makin lancar dan tepat waktu. Apalagi bila sistem itu sudah terintegrasi antar bagian dalam perusahaan, maka akan memungkinkan terjadinya koordinasi yang lebih baik antar bagian. Data dan informasi antar satu bagian juga menjadi sinkron dan harmonis. Belum lagi dengan adanya sistem TI yang baik pasti lebih menjamin bahwa informasi yang ada akan akurat sehingga benar-benar bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
Seperti cerita Agus, sebelum diimplementasikannya sistem baru dari SAP sebenarnya manajemen PRAS sudah menerapkan aplikasi yang dibuat oleh sebuah perusahaan asal Amerika. Aplikasi itu bahkan sudah diterapkan sejak tahun 1997. Namun demikian aplikasi itu kemudian dirasa tak memadai lagi buat kebutuhan PRAS yang bisnisnya makin berkembang. Agus menggambarkan betapa saat ini jumlah varian produk velg yang dihasilkan perusahaannya terus meningkat baik dari sisi varian ukurannya maupun model/desain dan warnanya. Memang merek yang dihasilkan hanya empat brand, namun dari keempat merek itu kemudian dikembangkan dalam berbagai varian yang semua itu butuh penanganan tersendiri. Agus menjelaskan, saat ini PRAS memproduksi lebih dari 85 ribu keping velg tiap bulannya. Bahkan karena ordernya yang begitu banyak, PRAS juga melakukan outsourcing ke China -- namun dengan tetap mengirimkan tim quality control ke negeri Tirai Bambu itu.
Demikian juga dari sisi bahan baku produksinya, juga beragam. Memang bahan baku utama velg hanyalah alumunium, hanya saja, kenyataannya aluminium ini ada yang asalnya dari pemasok lokal, ada juga yang dari impor. Semua itu butuh dukungan sistem yang bagus untuk mengelolanya, termasuk sistem informasinya. “Sistem lama tak memadai lagi karena data dan informasi yang harus dikelola makin kompleks,” jelas Agus berterus terang.
Sebenarnya pada awalnya pilihan yang bisa diambil ada dua strategi. Memasang versi terbaru dari aplikasi yang dimiliki atau menggantinya dengan sistem baru yang dikenal dengan nama SAP. Namun kemudian dipilih SAP karena dinilai aplikasi ini sudah terbukti dan lebih sesuai untuk kebutuhan jangka panjang. “Awalnya memang terkesan mahal namun kami melihatnya sangat tepat untuk kebutuhan jangka panjang,” kata Agus sembari menjelaskan bahwa produk PRAS sudah diekspor kebanyak negara terutama ke negara-negara maju.
Betul, akhirnya pada awal 2004 aplikasi TI baru dari SAP mulai diterapkan yang pemasangannya kemudian selesai dalam enam bulan. Artinya, kini seluruh bagian dalam organisasi PRAS sudah terintegrasi dalam satu jaringan yang selalu online. Tak diperlukan lagi konsolidasi informasi antar bagian yang berbeda. Di PRAS, sistem baru sudah dipasang di bagian keuangan, accounting, sales & distribusi, logistik, dan perencanaan produksi. Antara bagian-bagian tersebut kini sudah selalu online, sehingga bila ada satu bagian yang melakukan input data atau informasi, bagian lain segera akan mudah mengetahuinya tanpa terlebih dulu melakukan kontak fisik atau via telepon. Tak heran, sembari melakukan stabilisasi pemanfaatan sistem baru ini, Agus dan timnya kini mulai merasakan manfaat dari keberadaanya.
Tentu saja dalam mengimplementasi sistem baru ini PRAS tak sendirian karena core competence-nya memang bukan di bidang TI. PRAS menggandeng konsultan TI yang bertugas menjadi implementor dari aplikasi SAP tersebut. Dalam pemilihan implementor SAP ini, Prima Alloy tak sembarangan. Waktu akan memulai projek penggantian sistem baru ini sebenarnya ada lima perusahaan yang berminat yang menjadi implementor sekaligus konsultannya, namun oleh manajemen PRAS yang kemudian dipilih ialah PT Metrodata Electronics Tbk.
Pertimbangannya, seperti tutur Agus, pihaknya tak semata-mata melihat software-nya saja namun juga dukungan yang lain. Mulai dari kesanggupannya untuk memfasilitasi pengadaan hardware, kesiapan after sales servicenya, dukungan-dukungan konsultasi, hingga skema pembayaran yang diberikan. Dari aspek-aspek itu yang juga digabung informasi dari berbagai sumber, akhirnya manajemen PRAS memutuskan memilih METRODATA. Apalagi track record METRODATA di kancah bisnis konsultasi TI memang sudah dikenal luas.
Yang jelas, setelah selesai pemasangannya pada Juli 2004 kini para user TI di PRAS sudah merasakan berbagai manfaat. Agus kemudian memberikan contoh manfaat di bagian produksi. Kini, untuk merancang stok bahan baku, bagian logistik tak perlu lagi bertanya-tanya ke bagian lain berapa bahan baku yang harus disiapkan untuk satu-dua bulan ke depan. Petugas di bagian persediaan bahan baku tinggal melihatnya di komputer yang ada di mejanya karena disitu sudah kelihatan besarnya jumlah order untuk satu-dua bulan kedepan sehingga jumlah itulah yang mesti bahan bakunya disediakan. Data itu diinput oleh bagian penjualan yang biasa mengurusi order.
Di lain sisi, dengan sistem yang terintegrasi seperti ini, jumlah order bahan baku benar-benar bisa disesuaikan dengan kebutuhan riel yang diorder. Tak hanya itu, saat ini bagian produksi pun menjadi lebih akurat dalam melakukan perencanaan produksi baik dari sisi jumlah maupun varian yang diproduksi. Pada masa lalu, sering ditemukan produksi yang jumlah dan variannya nya tidak sesuai order karena ada kesulitan dalam menyesuaikan antara lini produksi dan pemasaran disebabkan banyaknya lalu lintas order. "Sekarang ini mudah diketahui ada berapa jumlah production without order, atau yang di-reject berapa. Dengan sistem baru ini kita jadi tahu beberapa kesalahan yang kita lakukan pada masa lalu dan sekarang segala laporan dan informasi juga lebih cepat sampai ke direksi,” kata Agus yang juga project manager untuk mengimplementasikan sistem TI baru di PRAS ini.
Yang jelas, dari hal-hal inilah diyakini akan tercipta efisiensi karena semua data untuk pengambilan keputusan menjadi lebih akurat. Apalagi kini tak diperlukan pengulangan dalam input data, misalnya bagian logistik membeli bahan baku dengan harga tertentu maka mereka langsung melakukan input ke komputer dan otomatis bisa dilihat oleh bagian keuangan sehingga bagian keuangan tak perlu melakukan input data lagi. Kedepan, Agus berencana mengembangkan pemanfaatan TI untuk keperluan desain dan simulasi produksi. Misalnya untuk membuat velg dengan desain tertentu, maka bisa ditest kekuatannya secara virtual sesuai standard internasional yang berlaku dan bisa diperkirakan biaya produksinya dengan bantuan TI.
Untuk keterangan lebih lanjut, hubungi :
Ahmad Chairuddin
Telp : 021 - 575 4871
e-mail : ahmad.chairuddin@metrodata.co.id
